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《经济视野》关于手工会计与电算化会计内部控制的比较分析

内部控制是指企业为了保证经济业务活动的有效进行,保护资产的安全与完整,纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。
  我国传统的会计处理技术以手工处理为主,但随着电子讨一算机的普及和推广,电算会计逐渐取代了手工会计的地位,电算会计的舞弊现象也日渐增多。如何加强企业内部控制,防止电算犯罪成为摆在会计工作者面前的一个重要问题。本文将从手工会计和电算会计的内部控制的不同进行比较分析。
  一、关干手工会计的内部控制在手工会计系统中,经济业务的发生,应取得和填制原始凭证,会计人员对原始凭证审核无误后,根据原始凭证编制记帐凭证,再根据记帐凭证登记各种账簿,期末根据帐簿记录和其他资料编制会计报表,每一步都有文字记录,都有经手人签字,都有直接的责任人,因此,手工会计的内部控制一般都从以下三个方面实施:
  (一)会计人员的岗位责任制。手工会计的财务部门按经济业务的性质和各种会计工作的岗位分工,分成若干不同的职能组,如出纳组、资金组、成本组、往来组等,这种分工使得各职能组成员只能负责一个特定业务领域的管理与核算工作,并接受有关人员的稽核,在这种组织形式下,各岗位和不同的会计人员均有特定的工作范围,人员之间不得越权,在会计主管的监督和指挥下,形成比较严密的会计内部控制网,因而不易出现错误和发生舞弊行为,即使是发生错误,也可以通过核对会计记录,在明确责任后能够及时得到纠正。
  (二)经济业务的授权、审批及复核。手工会计的组织机构中,应分别确定管理者的授权范围及执行人的权限与责任,任何经济业务的发生,都是经过有关经手人、证明人签字,经主管人员的审批,并由另外一个到多人进行复核,以预防和及时发现业务发生时所产生的错误或舞弊行为。
  (三)帐簿体系之间的相互牵制。在手工会计中,凭证、帐簿、报表按一定的程度分别由不同的人员记录、登记和编制,且定期对实物资产进行盘点和对银行存款和往来帐项进行核对,要求做到帐证核对、帐帐核对、帐表核对、帐实核对,并保证其相符。这样,对各种资产管理与核算的相关人员无形中增加了控制功能,此外,会计主管和各职能组负责人随时可以通过审查凭证、帐簿和报表,观察经济业务的合理合法性。
  二、关于电算会计的内部控制在电算会计下,会计业务统一由计算机完成,一定程度上减少了数据的差错,但会计工具、会计信息的载体发生了根本变化,网络通讯也代替了凭证和数据的传递。因此,有些手工会计的内部控制方法已难以发挥作用,产生了新的电算会计内部控制,电算会计的内部控制包括两方面:
  (一)程序控制。这是指依靠计算机程序(软件)对会计核算进行内部控制,以实现系统的自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效,主要包括:
  输入控制:保证输人到计算机中的会计数据都经过了严格的审核,并且所有的会计信息都是正确的。它还包括原始凭证错误的拒绝输人、更正和再输人。输出控制:输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性,保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。
  (二)制度控制。制度控制一般是以管理制度的形式实施的,即由主管部门制定一系列的规章制度,监督会计部门实行,以保证会计软件的正常、安全运行,免遭外界干扰破坏。主要包括:组织和人事管理制度、操作管理制度、文档管理制度、机房管理制度、系统开发和维护制度等。但这些制度都不是一成不变的,应根据实际情况及时加以修改、完善。
  三、手工会计与电算会计内部控制的比较我国试行会计电算化截至目前已有20多年的时间。随着企业管理体制的改革,会计技术的更新,电算会计也在不断的发展,但是其推进速度十分缓慢,并且由于计算机人员对会计业务了解的局限性,会计人员缺乏必要的计算机知识,使电算会计产生一定的业务风险,这就需要利用内部控制制度来防范这些风险。电算会计的内部控制与手工会计的内部控制相比,由于电算会计仍用复式记帐法,其内部会计控制的目的没有变,过去一些行之有效的、科学的管理制度和控制方法依然没有变。
  但是,在手工会计中,会计人员的分工和岗位贵任制,其凭证、帐簿、报表都是由不同的人员审核和登记的,不经授权的人想要浏览全部信息是比较困难的;电算化后,由于功能和知识高度集中,导致职能集中,原来手工操作中不宜合并的岗位,在电算会计中可以合并,某些会计人员既可从事数据的输入处理,又可负责数据的输出报送,他们可能在数据的来源的相互关系、如何处理、分配及输出的使用等方面具有详细的知识,也熟悉内部控制的缺陷,这就可能使他们在未批准的情况下直接对使用中的程序和数据库进行修改和操作处理,加大了出现错误与弊端的风险。其次,手工会计中人员的职责分工,不同的帐簿由不同的人员登记,互相牵制,几个人同时出现同样的错误的可能性是很小的,在对帐过程中会发现记录数据的错误;而电算会计的所有数据都来源于记帐凭证,只要一次输人或转人,系统就会一气呵成,自动进行多项工作,虽然不存在帐证、帐帐、帐表不相符的情况,可一旦出错,将引发会计凭证、帐簿直至报表的一系列错误。另外手工会计存贮数据主要是用纸质材料,电算会计中数据文件的存贮介质大多是磁性材料,如磁盘、磁带等,存贮在上面的数据文件只有经过相应的设备方可阅读,其直观性较差,并且修改、擦除和复制均不会留下痕迹。
  此外,磁性介质在受热、受潮或强电磁场等的影响下,都会造成会计信息的丢失。手工会计在纸质材料上记录数据,每一步都有文字记录,包括经手人、审核人、负责人都要签字,出现差错容易追查,电算化后集中于电脑系统,追查责任困难。

本文摘自  经济视野
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