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《现代经济信息》电算化会计信息系统下内部控制研究

 本文对会计电算化发展中存在的一些问题提出了对策与建议,并针对财会工作的自身特点,从程序控制和制度控制两个方面阐述了电算化会计信息下的内部拉制方法。
  会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到刽十实物的简称。是用电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程,具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点,可以节约大量人力、物力、财力。
  在我国,随着计算机技术的迅猛发展,电算化会计软件也由简单的数值计算发展到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,取得了长足的进步。由于财会工作本身的特点,会计电算化软件的研制,始终还有一些困扰。
  l存在的主要问题一是兼容性差。由于系统操作平台、支持软件、数据结构的不同,也有业界协议,无法形成统一的数据接口,不能实现数据共享;二是系统内部衔接性差。由于当前许多财会软件都着重开发帐务处理与报表管理,对于成本核算、市场预测等功能开发力度较小,使得财会软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能;三是数据保密性、安全性差;四是实用性不强。并没有产生真正的经济效益和管理效益,多少有“赶时髦”嫌疑;五是业务与技术的结合性不强,软件实用性差;六是用户本身没有培养出适应的环境和人员。另外一个突出的问题就是新的内部控制制度的形成需要一个过程。
  2对策建议无论是从软件本身、软件设计者对其核心思想的定位,还是用户对软件的理解、使用水平,都不同程度地限制了会计电算软件的推广应用,在以下几个方面再做些加强,或可收到一些效益。
  一是建立通用财务软件协议。使它们有相同的数据接口;二是应逐步向管理方向过渡,形成企业管理核心;三是使系统开放;四是加强数据的保密与保护;五是加强电算会计类人才建设。最后要加强电算化系统管理的内部控制。
  3电算化系统管理的内部控制由于会计电算化的实施,其结果的正确性在很大程度上依赖内部控制,因此,管理者应充分重视企业的内部控制。与会计电算化相应的内部控制可分为程序控制和制度控制两类。
  3.1程序控制的形式程序控制是指靠计算机程序对会计核算进行内部控制,以实现系统的自我保护,这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效。程序控制由输人控制、数据处理过程控制、输出控制、维护安全控制组成。
  3.1.1会计数据输人控制。输人控制的设计目的是为了保证输人的数据确已经过审批手续,并且能够正确而完整地输人计算机。输人控制包括一是经济业务在由计算机处理之前经过适当的批准,即适当授权和审批;二是设置责任控制,会计信息系统通过登记日记文件,以防止经济业务被遗漏、添加、重复或不正当的更改,并对不正确的经济业务进行删除或更正;三是经济业务准则地转变为机器可读的形式记录在数据文件中。
  3.1.2数据处理过程的控制。会计数据正确输人后,数据将要由程序进行具体的加工处理,遵循输人、复核、更改、汇总、分类、登帐、对帐、转帐、结帐等流程进行。这一控制过程是为了确保计算机运行时发现、纠正和报告某些有错误的输人,从而保证数据处理的可靠性和正确性。数据处理控制主要有处理的流程控制、数据修改控制、数据备份和恢复控制、结帐控制等。由于不同子系统所处理的业务不同,所以处理过程中的控制内容和方法也不尽相同。因此,财务软件应根据各子系统建立相应的数据处理控制机制。
  3.1.3会计数据输出控制。会计信息的输出包括查询、打印和软盘输出等形式。内容涉及各种明细帐、日记帐、会计报表、总帐等。输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性、保证输出的接触人员仅限于经过授权的人中。
  3.1.4系统初始化控制。会计软件必须有控制系统初始化的功能。因为初始化包括设置系统参数、设置会计科目、建立各种帐簿文件、录人各种余额数据等,因此在系统运行前应进行初始化控制。
  3.1.5系统安全的控制。对用户和计算机设备授权是目前比较普遍使用的系统安全保护措施,也是较为简便易行而又有效的方法。这种方法是对用户、设备、文件分别进行授予不同级别的特权,以防止未经授权的人员有意进人或无意误人系统。一是要注意数据文件整体的保护,即数据文件不能用一般的方法打开作修改。数据存贮最好与处理相隔离;二是将数据加密存储,当然会计数据很多,只能对其中的重要数据加密;三是建立存取与操作的日志;四是设置丢失数据的恢复,重建功能;五是定期对数据进行双备份。
  3.2制度拉制的形式制度控制一般是以管理制度的形式实行的,即由主管部门制订一系列规章制度或监督会计部门执行,从而保证会计核算软件正常和安全运行,免遭外界干扰破坏,向企业提供准确无误的会计信息。制度控制的形式包括:
  3.2.1会计电算化组织控制。会计核算软件投人正式使用时,必须对原始结构作相应的调整,并对各类人员指定岗位责任制以帮助各个系统顺利运行,完成预定目标。会计电算化后,会计岗位将重新划分,其岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查与数据分析等。由于会计电算化的实施,会计人员与开发人员联系非常密切,因此需要用组织控制进行职权分离。
  3.2.2系统操作环境管理和控制。系统操作环境包括系统操作过程以及系统的维护。操作过程控制主要是通过制订一套完整而严格的操作规程来实现,操作规定应明确职责、操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件。如规定系统开关的步骤;规定交接班手续和登记运行日志;规定数据备份的时间及存放地点;系统维护包括对硬件、软件和数据的维护;对会计核算软件的管理和控制,主要在防止对软件的非法修改和删除。

本文摘自  现代经济信息

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